Return-to-the-Office: Die neue Arbeitswelt

Das letzte Jahr hat mir eines gezeigt: Ich gehe sehr gerne ins Büro. Nicht jeden Tag, aber mindestens zwei- bis dreimal in der Woche.

Viele Freunde, Kunden und Kollegen, die während der Pandemie von zu Hause arbeiten mussten, haben eine neue Liebe fürs Büro entdeckt. Dies gilt in vielen Fällen für diejenigen in beengten Wohnverhältnissen oder mit kleinen Kindern im Haushalt (in meinem Fall drei unter zehn Jahren). Zumindest meine Kinder haben die neuen Home Office Regeln ignoriert, weil sie anders priorisieren: so war ein Kundenmeeting deutlich unwichtiger als die Suche nach einem Pokémon Sammelalbum.

Je länger der pandemiebedingte Zwang zum Homeoffice andauerte, umso deutlicher wurde, dass die individuellen Gegebenheiten zu Hause die Sehnsucht nach einer zumindest zeitweisen Rückkehr ins Büro geweckt haben.

Das Team von @Vistafon hat die letzten 18 Monate täglich mit Kunden über die rasanten Veränderungen der Arbeitswelt gesprochen. Gemeinsam haben wir die Chancen der Digitalisierung reflektiert, Lebensqualität und Work-Life-Balance zu steigern.

Neue Arbeitswelt Büro

Die Arbeit im Homeoffice wird nach der Pandemie zur Normalität geworden sein. Aber in Zukunft wird das Arbeitsumfeld Büro nicht ausgestorben sein. Büros werden eine neue Bedeutung und Qualität bekommen. In vielen Bereichen werden die Mitarbeiter nur noch für spezielle Bedürfnisse ins Büro kommen, etwa für Veranstaltungen, besondere Ereignisse, Workshops oder Kundenpräsentationen.

Dann ist es elementar, dass alle Mitarbeiter problemlos zusammenarbeiten können, egal ob remote aus dem Homeoffice oder im Büro vor Ort.

Um dafür Raum zu bieten, muss die Bürolandschaft transformiert werden: Weg von klassischen Büro-Layouts, in denen jeder Mitarbeiter einen eigenen festen Arbeitsplatz hat, hin zu modularen Flächen bei denen Collaboration, Präsentationen oder Events im Vordergrund stehen. Technische Lösungen um dies in hoher Qualität umzusetzen bietet bspw. unser Partner Zoom, der sich neben Zoom Meetings und Zoom Events, mit Zoom Rooms und ihrem Zoom Rooms Hardware Ökosystem auf diese Transformation der Büros fokusiert und die Rückkehr der Mitarbeiter in die Büros spezialisiert haben.

Der Trend geht weg von einzelnen Mitarbeitern fest zugewiesenen Arbeitsplätzen hin zu Räumen, wo Menschen miteinander Arbeiten und sich austauschen. Das Büro wird sich zu einem Knotenpunkt der Zusammenarbeit hin transformieren.

Technische Voraussetzungen für flexible Arbeitsplatzkonzepte

Die Arbeitgeber müssen auf die neuen Anforderungen reagieren, denn es wird künftig nur noch wenig Verständnis für eine tägliche Präsenzpflicht geben. Hybride Meetings werden der neue Standard. In den meisten Meetings wird sich zumindest ein Teil der Teilnehmer remote einwählen.

Dies erfordert zwingend eine Verbesserung der Infrastruktur in den Büros: Die Meetingräume müssen für hybride Meetingszenarien in einer hohen Qualität ausgestattet oder aufgerüstet werden. Dies ist insbesondere wichtig, damit die Remoteteilnehmer dieselbe Teilhabe haben, wie die Partner oder Kollegen vor Ort. Zudem ist es elementar, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind, damit auch in hybriden Meetings Kreativität entsteht.

Heute führt in den meisten Fällen schlechte und nicht intuitive zu bedienende Technik dazu, dass sich viele remote Teilnehmer wie Diskussionsteilnehmer zweiter Klasse fühlen. Sie müssen zukünftig gleichberechtigt an Diskussionen teilnehmen können.

Dies erfordert zum einen die technische Grundlage, ohne Schwierigkeiten alle Nuancen im Gespräch zu verstehen und die Körpersprache aller Teilnehmer zu sehen. Ebenso müssen die Präsenz-Teilnehmer vor Ort ihren Kollegen oder die Kollegin aus dem Homeoffice groß sehen und deutlich verstehen, sobald er spricht.

Die Investitionen für die entsprechende Technik sind in den vergangenen Jahren stetig gesunken und State-of-the-Art Videokonferenzräume sind nun nicht mehr nur den Vorständen und Abteilungsleitern vorbehalten, sondern für alle Hierarchieebenen und Fachbereiche sinnvoll.

Geschäftsreisen

Die Quantität von Geschäftsreisen wird nie wieder das Vor-Pandemie-Niveau erreichen. Redundante Meetings lassen sich effizienter und kostengünstiger via Videokonferenz durchführen. Viele Unternehmen haben ihre Vertriebs- und Wachstumsziele während der Pandemie auch mit einem Bruchteil der Reisekosten erreicht. Einige erkennen im Wegfall der unproduktiven Reisezeiten die Gründe für ihr Wachstum.

Der Geschäftsführer eines süddeutschen Mittelständlers hat mir berichtet, dass er in der Corona Zeit 3 oder 4 Kundenakquisetermine am Tag statt eines Vor-Ort-Termines geschafft hat und trotzdem seine Tochter ins Bett bringen konnte.

Gutes Klima für Investitionen in Digitalisierung

Viele unserer Kunden haben die Herausforderungen der augenblicklich beginnenden Return-to-the-Office Bewegung erkannt und investieren stark in die Umgestaltung und Aufrüstung ihrer Meetingräume. Die Pandemie hat die größten Kritiker von digitaler Zusammenarbeit eines Besseren belehrt. In vielen Bereichen, wie etwa im öffentlichen Sektor oder im Healthcare Bereich („Krankenhauszukunftsgesetz“) gibt es darüber hinaus Milliardenförderungen für die Digitalisierung, die eine Investition jetzt betriebswirtschaftlich noch interessanter machen.

Innovation entsteht häufig, wenn sich Menschen aus unterschiedlichen Kontexten ungeplant begegnen. Daher kann die Kombination von Büro und Homeoffice unterstützt durch die richtige Technik die Kreativität und Zufriedenheit der Mitarbeiter in der Post-Corona Zeit deutlich steigern.

Zusammenarbeit über die Grenzen physischer Orte hinaus wird das Erfolgsmodell der Zukunft.