Kundenbindung 2.0 – Digitale Events

Kontaktverbote, Ausgangssperren oder abgesagte Fachmessen sorgen aktuell für große Herausforderungen im täglichen Umgang mit Kunden und Interessenten. Viele Unternehmen standen und stehen vor gewaltigen Herausforderungen, Ihre Zielgruppe weiterhin effizient zu bestromen und in Zeiten großer Unsicherheit up-to-date zu halten.

Die Frage lautet aktuell demnach „Wie schaffe ich es meine Kunden zu binden und neue zu gewinnen“? – besonders solche, die vorher Teil meiner Hausmesse, des Jahresempfangs oder ähnlichem waren.

Die Antwort liegt – wie aktuell so ziemlich alles – in der Digitalisierung der bisherigen Events.

Als Definition eines digitalen Events begegnen uns aktuell vor allem Aufsichtsratssitzungen, Mitgliederversammlungen, Tag der offenen Tür (Informationsveranstaltungen zum Beispiel an Universitäten), Informations- und Technologietage.

1.    Welche Vorteile bringen mir digitale Events?

Kundenbindung in herausfordernden Zeiten steht im Fokus wie nie! Kommunikation im beruflichen Umfeld ist nie wichtiger, als in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Gerade jetzt werden Branchen neu gemischt – neue Chancen und neue Potentiale ergeben sich auf täglicher Basis. Es gilt diese effizient zu nutzen. Digitale Events wie beispielsweise Technologietage ermöglichen Unternehmen daher aktuell, ohne großen Invest, ihre Zielgruppe zu erreichen und zu binden. Technologie macht es problemlos möglich tausende (!) Menschen in einem virtuellen Set-up zu vernetzen.

Das Spannende hierbei ist, dass solche Veranstaltungen auch interaktiver als im Live-Vergleich gestaltet werden können bzw. sich entsprechend entwickeln. Denn wir alle kennen die Vorträge aus Präsenzveranstaltungen, die letzten Endes monoton verlaufen. Bei einem breiten Publikum wird von Teilnehmerseite aus eher selten eine Frage gestellt – teilweise aus Angst sich zu blamieren. Im digitalen Vergleich ist hier die „Anonymität“ ein Vorteil. Ich kann meine Frage gezielt im Chat an den Moderator stellen und daraus resultiert ein tiefergehendes Fachgespräch und ich stelle einen direkten Austausch mit dem Kunden oder Interessenten her.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Kurzfristigkeit der Umsetzung. Auch hier die bekannten Fälle aus den Präsenzveranstaltungen: Mehr als sechs Monate vor der Veranstaltung muss die Lokation gebucht werden, diese muss vorher besichtigt werden, das Catering muss organisiert werden, Übernachtungsmöglichkeiten müssen zur Verfügung gestellt werden und und und…wir sprechen de facto von einem halben Jahr Vorbereitungszeit. Die digitale Umsetzung kann mit sauberer Planung und guter Beratung innerhalb von vier Wochen umgesetzt werden. Das gibt im direkten Vergleich dem Marketing fünf Monate mehr Luft für weitere Kampagnen und Leadgenerierung on top. Die Entlastung des Marketings und der Zeitgewinn ermöglichen eine völlig andere Dimension von Umsetzungen neuer Marketingideen oder Kampagnen.

2.    Was muss beachtet werden, wenn ich digitale Events umsetze?

Wenn ein digitales Event geplant wird, ist es wichtig folgende Punkte zu beachten:

• Die Wahl der Plattform in Bezug auf Nutzerfreundlichkeit ist signifikant wichtig
• Genügend Trainingszeit für Redner, Moderatoren oder Guestspeaker muss kalkuliert werden
• Technisches Equipment (zum Beispiel Videokonferenzanlagen) muss für perfektes Bild + Ton sorgen – Fokus Nummer 1 bleibt immer der Ton sprich Mikrofonie + Lautsprecherleistung
• Beratung für die Umsetzung muss von Profis mit entsprechender Erfahrung erfolgen (zumindest empfehlen wir das :-))
• Back-up Lösung muss vorhanden sein

Dies sind nur Auszüge aus unseren aktuellen Erfahrungen. Egal wie gut und detailverliebt man ein Event plant, eine Back-up Lösung sollte immer Teil des Gesamtkonzeptes sein. In Hochzeiten der Corona-Pandemie haben Millionen von Usern gleichzeitig auf Dienste zugegriffen, die darauf nicht immer vorbereitet waren oder einfach die Skalierungsleistung nicht stemmen konnten. Auch auf solche Szenarien sollte man vorbereitet sein.

Bei der Wahl der Plattform müssen u.a. folgende Punkte im Vorfeld besprochen werden:

• Wie groß soll mein Event werden (maximale Teilnehmerzahl + 20% Puffer kalkulieren)?
• Sollen die Vortragsredner Ihre Präsentationen selbst verwalten? Sollen Sie komplett selbst moderieren?
• Welche Möglichkeiten soll den Gästen gegeben werden zu intervenieren?
• Ist es wichtig die Sessions aufzunehmen, um diese im Nachgang für die Follow-ups zu versenden?
• Wie intuitiv ist die Benutzung für passive Gäste?
• Wie schnell kann remote auf die Lösung zugegriffen werden, um ggf. auftretende Probleme mit schneller Reaktionszeit zu lösen?

Um möglichst viele Punkte zu beachten ist es wichtig zu verstehen welches Ziel das digitale Event verfolgt. Sind es „einfache“ Abstimmungen bzw. Sitzungen oder geht es darum – ähnlich wie bei einem Live-Event mit physischen Gästen – Kunden und Interessenten von der eigenen Firma zu begeistern. Wenn das Ziel klar definiert ist, gibt es mittlerweile genügend technische Hilfsmittel, um dies auch mit digitalen Events erreichen.

3.    Häufige Fehlerquellen der Anwendung

Wie in vielen weiteren Bereichen der Digitalisierung wird mit digitalen Events Neuland für Anwender bzw. Vortragende und Moderatoren betreten. Es ist daher signifikant wichtig, durch Trainings und Probeläufe, Selbstvertrauen für dieses Neuland aufzubauen und Mehrwerte bereits im Vorfeld klar zu kommunizieren.

Nur ein trainierter und vor allem überzeugter Vortragsredner wird in der Lage sein, dass Event zu einem Erfolg zu machen.

Eine Fehlerquelle ist somit die unsaubere Vorbereitung der Redner.

Nun gehören zum digitalen Event natürlich auch die Gäste. Und auch hier gilt es Fehlerquellen zu vermeiden. Dafür muss man verstehen, welche Schritte der potentielle Gast machen muss, um überhaupt am Event teilzunehmen. Wichtig ist hier: je weniger Klicks, desto besser 🙂

Neben der Anmeldung zum Event (beispielsweise Landing Page im Newsletter) sollte der Fokus darauf gelegt werden, einen intuitiven Weg zum Event zu ebnen. Am besten eine kleine Anleitung vorab senden, um auf Nummer sicher zu gehen und keinen der Gäste „unnötigerweise“ zu verlieren. Es sollten deshalb intuitive Plattformen gewählt werden zur Durchführung des Events.

4.    Welche unterschiedlichen Events können digital realisiert werden?

In den letzten Wochen haben wir verschiedene Arten von digitalen Events erfolgreich begleitet – dazu zählen u.a.:

a.     Mitgliederversammlungen

b.     Aufsichtsratssitzungen

c.     Technologietage

d.     Digitaler Tag der offenen Tür

In den verschiedenen Konstellationen herrschen natürlich unterschiedliche Anforderungen. Zum Beispiel ist uns in den Mitgliederversammlungen und Aufsichtsratssitzungen immer wieder das Thema „Abstimmungen“ begegnet. Auch diese lassen sich mittlerweile ohne großen technischen Aufwand digital darstellen und runden das digitale Erlebnis entsprechend ab.

Bei den Technologietagen hatten die Gäste wenige Tage vor Eventstart die Möglichkeit sich für ein Kernthema ihrer Wahl zu entscheiden und sich vorab für die Sessions einzuwählen. Die Sessions gingen dann fachlich in die Tiefe und es war klar, dass die Zielgruppe dafür ausgelegt war. Solche „Deep Dives“ eignen sich dann hervorragend für einen interaktiven Austausch und machen das Event auch nachhaltig erfolgreich. Ein offensichtlicher Vorteil besteht beispielsweise darin, dass die Sessions/Fragen/Anregungen aufgezeichnet werden und im Nachgang digital verteilt werden können. Als kleiner Tipp: Die Fragen/Anregungen etc. eignen sich hervorragend für ein Follow-up Event wie zum Beispiel ein Webinar, dass die nachgefragte Thematik nochmals vertieft und letzte offene Fragen aus dem Weg räumt. Ein Indikator eines erfolgreichen digitalen Events ist somit beispielsweise die Teilnehmerzahl eines Follow-up Webinars. Wieso den Kunden nur einmal von den Socken hauen?

5.    Zehn konkrete Vorteile digitaler Events

Kurz&Knackig

a.     Kostenersparnis gegenüber Live-Events

b.     Problemloses Follow-up durch Übersendung der Aufzeichnungen etc.

c.     Hohe Zeitersparnis in der Vorbereitung der Events

d.     Effiziente Nutzung der Ressourcen

e.     Zeitgewinnung für mehr Leadgenerierung im Marketing

f.      Keine Locationsuche

g.     Geringer technischer Aufwand

h.     Intuitiv zu bedienende Software für die Durchführung der Events

i.       Hohe Interaktivität

j.       Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz

Digitale Events werden sich nachhaltig durchsetzen – nutzen Sie die Chance. Wir beraten und unterstützen Sie gerne.