Die Entwicklung von Videokonferenzen in der Corona-Zeit | Was sind die großen Herausforderungen für Unternehmen?

In den letzten Wochen hat sich die Geschäftswelt zweifelsohne rapide gewandelt. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen waren innerhalb weniger Tage gezwungen Ihre Kommunikation zu digitalisieren und Mitarbeiter ins HomeOffice zu schicken. Von dort aus musste die interne als auch die externe Kommunikation gewährleistet sein, um den Geschäftsbetrieb bestmöglich aufrecht zu erhalten.

Die Folge dieser Maßnahmen und der neuen Arbeitsweise ist ein regelrechter Boom der Videokonferenzen!

Aus meinen persönlichen Erfahrungen der letzten Wochen mit hunderten Kundengesprächen möchte ich in diesem Artikel meine „Key take-aways“ mit Euch teilen.

1. Es führt kein Weg mehr an der Cloud vorbei

Die Anforderung, die ich in den vergangenen Tagen und Wochen am öftesten gehört habe, lautet Geschwindigkeit.  Unternehmen suchen aktuell nach schnellen Wegen der Umsetzung von Videokonferenzen und nach Lösungen, die innerhalb kürzester Zeit skaliert werden können, um keinerlei kostbare Zeit bei der Implementation neuer Tools zu verlieren. Zudem kommt noch, dass die IT-Abteilungen aktuell unter großem Druck stehen allen Anforderungen von beispielsweise anzubindenden HomeOffice Mitarbeitern nachzukommen. Dementsprechend schaut gerade die IT nach Applikation mit geringem administrativen Aufwand. Als weitere entscheidende Anforderung wird die Benutzerfreundlichkeit genannt. Videokonferenzen  sollen intuitiv zu bedienen sein (am besten ist man mit einem Klick in der Konferenz) und somit flächendeckend im Unternehmen Anklang finden. Alle genannten Punkte lassen sich in Kombination nur mit einer Cloudlösung umsetzen – und in 95% meiner aktuellen Fälle werden cloudbasierte Applikationen schon im ersten Schritt aktiv angefragt. Demnach führt nun auch in der DACH-region kein Weg an der Cloud mehr vorbei!

2. Beratung ist der Schlüssel

Für mich aktuell der wichtigste Punkt: die Beratung für die passende Lösung des Kunden. Nicht nur die passende Lösung für jetzt (!), sondern die passende Lösung langfristig zu finden, lautet die Aufgabe. Die folgende Aussage ist weder arrogant noch despektierlich gemeint. Aber Fakt ist, nur sehr wenige Videokonferenz-Interessenten kennen sich mit den Möglichkeiten und Leistungsspektren der verschiedenen Lösungen aus -woher auch?

Wenn die Max Mustermann GmbH also die Anfrage stellt, dass sie schnellstmöglich Videokonferenzlizenzen von Hersteller A benötigt (weil Sie Werbung im Internet gesehen hat zum Beispiel), dann darf die Antwort bzw. die Gegenfrage nicht lauten „wie viele brauchen Sie denn“, sondern die Gegenfrage muss lauten „was genau haben Sie denn mit den Lizenzen von Hersteller A vor?“

Verschiedene Lösungen am Markt skalieren in unterschiedlichen Bereichen – auch im Preis. Wenn sich keine Zeit für vernünftige Beratung genommen wird, dann werden zukünftig Kostenfallen auf die Kunden warten. Dies gilt es zu verhindern und eine Strategie für die kommenden Jahre zu besprechen und wirtschaftlich zu beleuchten.

3. Endlich kommen die Geschäftsführer ins Spiel

Aufgrund der akuten Notwendigkeit Prozesse und Kommunikation zu digitalisieren, schalten sich die Geschäftsführer aus dem Mittelstand sowie Präsidenten oder Dekane von Universitäten frühzeitig in den Entscheidungsprozess ein. Die Verantwortlichen haben zweifelsohne begriffen, dass Videokommunikation sowie die Entscheidung über die Videokonferenzstrategie, Chefsache ist. Die Argumentation und die Gespräche haben sich stark verändert. Vor wenigen Monaten hat man mit der IT noch über Bildauflösungsraten gesprochen – mittlerweile spricht man mit der Chefetage (die keinen IT Hintergrund hat) darüber, wie sich die Unternehmenskultur moderner gestaltet lässt. Wie sorgt man langfristig für höhere Mitarbeiterzufriedenheit, indem man neue Arbeitszeitmodelle und eigenverantwortliches Arbeiten von extern zulässt und fördert? Wie schaffe ich eine Kultur, die auch Nachwuchstalente in mein Unternehmen lockt.

Diese Entwicklung finde ich absolut spannend und großartig!

4. Schulungen und Training sind der wichtigste Faktor eines erfolgreichen Videokonferenz Roll-outs

Die Anwender werden über den Erfolg oder Misserfolg einer des Videokonferenz Roll-outs entscheiden. Sie sind es, die unter dem Strich durch Ihr Nutzungsverhalten die Investition rechtfertigen – oder eben nicht.

Mittlerweile arbeiten mehrere Generationen innerhalb eines Unternehmens zusammen. Alle mit unterschiedlichen Wissensständen und Affinitäten für Neues. Es ist sehr entscheidend möglichst viele Mitarbeiter abzuholen bei der Einführung von Videokonferenzen.

Am besten gelingt das in Trainingssessions mit Kleingruppen. Die Aufgabe des Trainer ist es hierbei eine Atmosphäre zu schaffen, in der Fragen gestellt werden dürfen – die Schulungen müssen so individuell wie möglich gestaltet sein.

Ziel ist es begeisterte Anwender im Unternehmen zu entwickeln, die positiven Einfluss auf Kollegen und Kolleginnen nehmen und somit aktiv organisches Wachstum fördern.

5. Es fängt gerade erst an

Natürlich ist der Boom aktuell unfassbar groß – Videokonferenzen sind in aller Munde. Alle Fernsehsender berichten mithilfe von Videokonferenzen, die Regierung tauscht sich audiovisuell aus und es werden jede Woche neue Anwendungen erfunden. Nicht zuletzt ist Videokommunikation in den privaten Haushalten angekommen. Home-Schooling, Austausch mit Freunden und Familie und sogar virtuelle Party´s am Wochenende werden derzeit umgesetzt – zum Glück konnte auch mein monatlicher Stammtisch im April wie geplant stattfinden:-). Zweifelsohne ist die Akzeptanz der breiten Masse erreicht.

Demnach werden sich Videokonferenzen in Unternehmen nachhaltig durchsetzen und ich bin sehr gespannt darauf wie das Arbeitsleben nach der Krise gestaltet wird. Ein Großteil der Mitarbeiter ist dann mit Video-Applikationen auf dem Laptop, dem Tablet oder dem Smartphone unterwegs. Viele werden sich an Kommunikation in Bild und Ton gewöhnt haben. Zurück in der Firma werden schnell Fragen nach passenden Videolösungen für die vorhandenen Meetingräume aufkommen. Nach dem Software-Boom kommt dann der Hardware-Boom. Natürlich in Abhängigkeit der nationalen und internationale Wirtschaftsentwicklung.

Dennoch glaube ich – es fängt gerade erst an!