Digitale Events Häufige Fragen

Digitale Events

Eine häufig gestellte Anfrage der letzten Wochen während der Corona-Zeit lautet: Wie ersetze ich meine physischen Veranstaltungen (Pressekonferenz, Tag der offenen Tür, Mitgliederversammlungen, Aufsichtsratssitzungen etc.) durch digitale Events?

Wie schaffe ich es in der aktuellen Situation weiterhin den Informationsfluss an Kunden, Lieferanten, Interessenten und meine Zielgruppe optimal zu gestalten? Und welche Möglichkeiten der Umsetzung existieren?

In den vergangenen Wochen haben meine Kollegen bei Vistafon viele digitale Events für Kunden durchgeführt und begleitet, die aufgrund der Corona Pandemie erst relativ kurzfristig von Präsenzveranstaltungen zu digitalen Events wurden. Folgende Fragen und Faktoren haben wir als wichtig für unsere Kunden identifiziert:

Wie stelle ich sicher, dass das digitale Event ohne technische Probleme und Störungen in bestmöglicher Qualität stattfindet?

• Durch kompetente technische Vorbereitung und Begleitung: Die Veranstaltung soll von einem Techniker vorbereitet und begleitet werden, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht, wenn es bspw. Einwahlprobleme oder lokale Video- und Audioprobleme gibt. Des Weiteren durch Schulungen der Referenten und ggf. Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung und maßgeschneiderte Kurzanleitungen, um sicherzustellen, dass die Akteure in hervorragender Qualität dargestellt werden.

Wie stelle ich sicher, dass alle teilnehmen können?

• Durch Interoperabilität und Flexibilität bei der Einwahl der Teilnehmer: Sowohl die einfache Einwahl über den Browser, einen Videokonferenzclient oder ein Videokonferenzsystem sollten möglich sein.

Wie können die Veranstalter maximal entlastet werden?

• Unsere Kunden wollten nicht in einer herausfordernden Situation, die eh schon mit hoher Nervosität verbunden ist, tieferes technisches Know-How aufbauen, sondern die Kuh sicher vom Eis bekommen. Ziel war es den Fokus auf inhaltliche Themen und die Moderation des Events legen zu können und nicht auch noch die Vorbereitung, das Training der Referenten und der Teilnehmer sowie den reibungslosen technischen und operativen Ablauf der Veranstaltung garantieren zu müssen. Wir geben dem Kunden die Möglichkeit sich auf den eigenen Job zu konzentrieren.

Wie stellen wir die Ausfallsicherheit sicher?

• Um sicherzustellen, dass das Event selbst bei technischem Versagen stattfinden kann, empfehlen wir eine alternative Plattform als Backup-Lösung.

Wie stelle ich sicher, dass alle Teilnehmer alle Informationen bekommen, die Sie brauchen?

• Strukturiertes Fragen über Moderation und Chatfenster: Beispielsweise können über einen moderierten Chat auch bei digitalen Events Fragen kanalisiert werden und ein Moderator oder Referent kann dann die Wortmeldung in der gewünschten Reihenfolge abarbeiten und die Fragensteller für Ihren Beitrag drannehmen.
• Aufnahme und Streamen der Veranstaltung: Je nach Art der Veranstaltung ist es möglich das Event aufzuzeichnen und zu archivieren sowie optional den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen.

Use Cases für digitale Events: Workshops, Weiterbildungen, Hauptversammlungen, Pressekonferenzen, Mitgliederversammlungen mit Abstimmungen (Ergänzung durch ein Abstimmungstool), Symposium / Vortragsveranstaltung, Sales-Konferenzen etc.